Når du mister opgave-overblikket og ikke siger det
Hvis du mister overblikket over opgaver, kan det være svært at sige det højt – især når du ellers er tryg ved dit fag. I dette afsnit ser Thomas Pape på, hvordan du opdager de tidlige tegn, får prioriteret dine arbejdsopgaver og tager samtalen med din leder, før det rammer dine leverancer.
Det får du med
- Få opgaver, deadlines og konsekvenser ud af hovedet og ned på skrift.
- Sig tidligt, når du ikke længere er sikker på rækkefølgen.
- Aftal, hvem der prioriterer, når nye opgaver kommer ind.
Hvordan får jeg overblik over mine opgaver igen?
Skriv opgaverne frem med deadline, hvem der venter, og hvad der sker, hvis noget udskydes. Er rækkefølgen stadig uklar, så prioritér sammen med din leder. At bede om tydelig prioritering er ikke det samme som at være usikker på din faglighed.
Lyt til episoden
Lyt og læs episode 1 og episode 3
Apple Podcast – Lyt her – Spotify – Lyt her – Podcast App – Lyt her – Podchaser – Lyt her
Læs hele podcast-episoden
Indledning
Hvis du har mistet overblikket over dine opgaver, men stadig prøver at få det til at se ud, som om du har styr på det hele, så er du sandsynligvis allerede begyndt at bruge for meget energi på at kompensere.
Måske arbejder du bare lidt længere. Tjekker lidt mere. Hopper mellem flere opgaver. Og tænker: “Jeg burde jo selv kunne finde ud af, hvad der er vigtigst.”
Men prøv lige at lægge mærke til det her: At miste opgave-overblikket er ikke det samme som ikke at kunne dit arbejde. Og hvis du reagerer tidligt, kan du ofte få retningen tilbage, før presset rammer dine leverancer.
Om podcasten
Velkommen til Når talentet møder arbejdslivet – en podcast fra SPINE.dk.
Når vi siger talent, mener vi ikke kun høj IQ eller særlige diagnoser. Alle mennesker har talenter og potentialer, som kan udvikles. Vi arbejder bare ofte med mennesker, der er meget motiverede for at forstå sig selv og blive bedre til det, de gør.
Nogle har høj IQ, ADHD, autisme eller ordblindhed. Andre har ikke. Fælles er ofte, at de er nysgerrige på deres egne styrker, tanker, adfærd og følelser – og på hvordan de påvirker relationer, samarbejde og de mennesker, de arbejder sammen med.
Målet er ikke bare mere selvindsigt for din egen skyld, men at bruge den til at få mere af dit potentiale i spil og skabe bedre relationer, samarbejde og udvikling i arbejdslivet.
Det får du med fra episoden
I den her episode vil jeg hjælpe dig med tre ting: at opdage tidligere, når du faktisk har mistet opgave-overblikket, at forstå hvorfor det kan være svært at sige højt, og at få en mere præcis måde at tale med din leder om det på.
Målet er, at du kan reagere, før du ender med at arbejde dig endnu længere ind i problemet.
Du vil måske gerne have mange opgaver
Det interessante er, at mange af de dygtige unge, jeg møder, faktisk trives med at have meget at lave. Måske gør du også. Du vil gerne have ansvar. Du vil gerne have komplekse opgaver. Du vil gerne vise, at du kan noget.
Så problemet er sjældent: “Jeg vil helst kun have én opgave.” Problemet er snarere, at der på et tidspunkt kommer så mange parallelle opgaver, deadlines og forventninger, at rækkefølgen bliver uklar.
Og fordi du er vant til at være dygtig, fortsætter du. “Jeg burde selv kunne finde ud af det.” “Min leder forventer jo, at jeg kan styre det.” “De andre ser ud til at have styr på det.”
Du kan altså godt forstå alle opgaverne – og stadig ikke længere være sikker på, hvilken du skal begynde med. Det er opgave-overblikket, der begynder at forsvinde.
Når alt føles vigtigt
Prøv lige at forestille dig en helt almindelig arbejdsdag. En kunde har skrevet. Din leder har spurgt efter noget. En kollega mangler dit input. En deadline nærmer sig. Og så ligger der en fagligt spændende opgave, som din hjerne meget hellere vil arbejde på.
Pludselig er der ikke længere én tydelig rækkefølge. Der er bare mange ting, der føles som noget, du burde gøre nu.
Hvis du fx har ADHD eller andre executive udfordringer, kan det blive ekstra tydeligt, fordi prioritering ikke kun handler om at vide, hvad der er vigtigt. Det handler også om at regulere opmærksomheden, holde flere informationer aktive, skifte og fastholde rækkefølgen.
Men diagnosen er ikke hele forklaringen. Hvis organisationen sender fem “haster”-opgaver ind samtidig, uden at nogen reelt prioriterer dem, kan selv meget velfungerende mennesker miste overblikket. Derfor skal vi se på både dig og systemet omkring dig.
Hvorfor siger du ikke noget?
Det her er måske det mest sårbare. For hvorfor går du ikke bare hen til din leder og siger: “Jeg har mistet overblikket. Kan du hjælpe mig?”
Fordi det kan føles som om, du indrømmer noget om din faglighed. Du er måske blevet ansat, fordi du er dygtig. Du får frihed. Du får ansvar. Og så kan det være flovt at sige: “Jeg kan godt løse de komplekse opgaver, men lige nu kan jeg ikke se, hvad jeg skal gøre først.”
For burde det ikke være basis? Det er netop den misforståelse, jeg ofte ser. Faglig kunnen og evnen til altid at regulere planlægning, prioritering og overblik er ikke det samme.
Og så vinder driften
Der er også en anden grund til, at samtalen ikke kommer. Din leder har travlt. Du har travlt. En kunde skal have svar. En opgave skal færdiggøres. Noget nyt kommer ind. Så I tænker: “Vi tager det senere.”
Og senere bliver ofte ved med at være senere.
Det er dét, jeg ser som en af de store friktioner: Kundedrift og opgavedrift vinder over den korte samtale, der kunne have forebygget problemet.
Mens samtalen bliver udskudt, begynder du måske at arbejde længere, hoppe mere mellem opgaver, starte flere ting uden at afslutte dem eller gøre nogle leverancer alt for grundige. Og din leder opdager måske først problemet, når noget ikke bliver leveret godt nok.
Dit første røde flag
Det her er faktisk dér, jeg gerne vil have dig til at blive nysgerrig på dig selv. Hvad er dit første tegn på, at opgave-overblikket er ved at forsvinde?
Måske åbner du de samme fem opgaver igen og igen. Måske starter du på det interessante frem for det vigtigste. Måske arbejder du længere, men kommer mindre i mål. Måske holder du op med at spørge, fordi du føler, at du burde kunne det selv.
Det første røde flag er vigtigt, fordi det er dér, du stadig har handlemuligheder.
Tre ting du kan gøre
- Få prioriteringen ud af hovedet
Skriv opgaverne frem. Hvad er deadline? Hvem venter? Hvad er konsekvensen, hvis noget venter? Hvilke tre ting er vigtigst lige nu? Hvis du ikke kan svare sikkert, er det netop dér, din leder skal hjælpe.
- Sig det tidligere, end du plejer
Du behøver ikke vente, til du er presset. Du kan sige: “Jeg er stadig tryg ved opgaverne, men jeg er ikke længere sikker på rækkefølgen.” Det er langt mere præcist end “Jeg kan ikke overskue noget”.
- Aftal hvem der prioriterer, når alt er vigtigt
Hvis seks opgaver kommer fra seks forskellige mennesker, kan du ikke nødvendigvis selv vide, hvad organisationen reelt prioriterer højest. Aftal hvem der beslutter, hvad der skal skubbes, når noget nyt kommer ind.
Din individpraksis for opgave-overblik
Hvis jeg skal gøre det helt konkret, så skriv fem linjer om dig selv: Min profil – jeg fungerer godt med mange og komplekse opgaver. Mit behov – jeg har brug for en tydelig rækkefølge, når der kommer for mange parallelle leverancer. Mit første røde flag – jeg hopper mellem opgaver og arbejder længere uden at komme mere i mål. Mit ansvar – jeg siger det, når signalet viser sig. Min leders ansvar – hjælper mig med at prioritere, hvad der er vigtigst nu.
Din leder skal ikke huske hele din profil. Men hvis lederen kan genkende dit første røde flag og ved, at det betyder “nu skal vi lige rangere opgaverne”, så bliver det meget lettere at reagere tidligt.
Hvad du kan sige til din leder
“Jeg er stadig tryg ved selve opgaverne, men jeg kan mærke, at mængden af parallelle leverancer gør det svært for mig at vurdere rækkefølgen. Jeg vil gerne sikre, at jeg bruger tiden rigtigt. Kan vi prioritere dem sammen?”
Læg mærke til forskellen. Du siger ikke: “Jeg kan ikke løse arbejdet.” Du siger: “Jeg har brug for tydelighed om prioriteringen.” Det er to meget forskellige ting.
Sådan arbejder vi i SPINE
Det er noget af det, vi arbejder med i SPINE. Vi hjælper dig med at forstå, hvad du er stærk til, hvor friktionen begynder, hvad dit første røde flag er, og hvad du selv kan gøre tidligere.
Men vi ser ikke kun på dig. Vi arbejder også med lederen og organisationen. For nogle gange skal du lære at reagere tidligere. Nogle gange skal lederen blive tydeligere. Og nogle gange skal organisationen holde op med at sende fem ting ind som førsteprioritet samtidig.
Målet er ikke mindre ansvar. Målet er mere tydelighed omkring ansvaret, så du kan bruge energien på at levere godt frem for hele tiden at forsøge at regne ud, hvad der egentlig er vigtigst.
Vil du arbejde videre med det?
Hvis du kan genkende det her og har brug for hjælp til at forstå, hvor friktionen opstår – eller til at få taget samtalen med din leder – kan du læse mere på spine.dk eller kontakte os der. Det gælder både dig som medarbejder og din leder.
Læs mere om Tine Persson og Thomas Pape lige her
Det vigtigste at tage med
Hvis du kun tager én ting med fra denne episode, så husk: At sige, at du har mistet opgave-overblikket, er ikke det samme som at sige, at du ikke kan dit arbejde. Det kan være det, der gør, at du igen kan levere på det niveau, du faktisk er i stand til.
Du har lyttet til Når talentet møder arbejdslivet – en podcast fra SPINE.dk. I næste korte episode tager jeg fat på endnu en friktion, jeg ofte møder mellem dygtige unge medarbejdere og deres ledere.
Læs også: Ledelse af neurodivergente medarbejdere: Fem spørgsmål pr. opgave
https://spine.dk/lede-neurodivergente-medarbejdere/